Olen tehnyt 25 vuotta työtä erilaisten toimintaaohjaavien järjestelmien käyttöönottojen ja kehittämisen ympärillä. Vaikka sovellukset ovat tuona aikana kehittyneet valtavasti, on yksi teema mikä tuo aina yhtä paljon harmaita hiuksia: nimikkeiden hallinta.
Tässä taustalla eivät niinkään ole sovellusten kyvykkyydet tai ominaisuudet vaan liiketoiminnan tarve ja menettelyt. Viime vuosina järjestelmien käyttöönottoprojekteissa olemme melkeinpä aloituspalaverin jälkeen jo sopineet palaverin nimikkeiden hallinnan kehittämisen käynnistämiseen. Ja aina nämä teemat kuitenkin jännittävät kun go-liven ensimmäiset savut tulevat järjestelmästä ulos.
Nimikkeiden ja nimikkeiden hallinnan merkityksen alleviivaa näiden ominaisuuksiin sisältyvät prosessien ohjausvaikutukset niin tekniikan kuin ihmisten päätösten kautta. Vaikka useimmat asiat ovat nykyjärjestelmissä joustavia ja harvoja asioita kirjoitetaan kiveen, niin käytännössä muutosten tekeminen ei kuitenkaan ole ihan yksinkertaista.
Ohessa nimikkeidenhallinnan tuskakaavio. Se kertoo nimikkeiden määrien ja niihin liittyvien tapahtumien kautta kuinka helppoa tai vaikeaa muutosten tekeminen kokonaisuuteen on. Sinun ei ehkä kannata sitä esitellä laskentatoimen professorille, mutta nimikkeiden hallinnan avainhenkilöitä ja ERP-projektipäällikköä se todennäköisesti puhuttelee. Lyhyt oppimäärä kaavioon: mitä enemmän nimikkeitä ja nimiketapahtumia, sitä vakavammin nimikkeiden hallinnan suunnittelu on tehtävä.
Mikäli mahdollisesti em. kaavion indikoimasta tuskasta huolimatta olet päättänyt ryhtyä muutosten tekemiseen seuraavassa on viisi tärkeää asiaa, jotka huomioimalla onnistumisen edellytykset ovat hyvä.
Suunnittele luokittelu
Nimikkeitä ei hallita yksittäisinä tietueina vaan luokkina. Luokat yhdistävät samalla tavalla käyttäytyviä tai samoihin tarpeisiin hyödynnettäviä nimikkeitä. Kun näiden kautta on saatu niputettu nimikkeitä, on hallinnassa käytössä volyymietuja. Luokittelun voi lähtökohtaisesti rakentaa käyttötarkoituksen tai nimikkeiden ominaisuuksien kautta – usein näitä yhdistäen. Esimerkkinä vaikkapa ”Materiaalit”, joka jakaantuu ”Metallilevyihin” ja ”Putkiin”.
Luokittelu tasoja on tyypillisesti 3-5:een – lopputulemana alimmalle tasolle kiinnittyvien nimikkeiden määrä tulisi jakaantua tasaisesti ja määrän tulisi olla vähintään kaksinumeroinen.
Luokittelun suunnittelu on äärimmäisen tärkeää ja myös usein vaikeaa. Sen vaikutukset nimikkeiden hallinnan muutoksiin ja tulevaisuuteen ovat todella merkittävät, joten mieti vielä kerran ennen kuin hyväksyt luokittelun. Luokitteluissa on käytössä paljon toimialakohtaisia viiteratkaisuja ja jos hyödyntäminen näihin on yhtenäistä, kannattaa niistä ottaa oppia.
Määrittele nimike
Nimikkeiden suhteen yksi keskeinen asia määritellä mitä nimikkeinä käsitellään. Käytännössä organisaation käsittelemät tuotteet jakaantuvat tuotteisiin, joita käsitellään täsmällisesti ja toisaalta tuotteisiin, joissa riittää massojen hallinta. Hyvä esimerkki tästä on vaikkapa Tarvikkeet. Tukkukaupassa eri kokoset ja laatuiset pultit ja mutterit on kriittistä erotella, koska toimitusketjussa halutaan juuri tiettyjä ominaisuuksia. Koneenrakentajan varastossa on kuitenkin harvemmin sinkittyjä M10 pultteja omina nimikkeinään vaan niitä tilattu varastoon kuluksi nimikkeellä: Pultit ja mutterit. Nimikkeen ja ns. kaatokoodin erottaminen on keskeistä. Vaikka tarkka varastovastaava haluaisikin tietää paljonko 80mm M12:Sta on varastossa, tämän tiedon ylläpitäminen on järjestelmässä aiheuttaa prosessiin sellaisen byrokratian, että lisäarvoa siitä ei useinkaan saa. Kokonaisprosessin näkökulmasta optimaalista on kävellä katsomaan hyllyn reunalle - ellei se varasto sitten ole se tukkukaupan varasto.
Sovi säännöt
Mikään peli ei toimi ilman sääntöjä – ja mitä enemmän pelaajia ja yksityiskohtia sitä tarkemmin säännöt on mietittävät. Nimikkeiden hallinnan pelikirjassa sääntöjen rakentaminen on yksi keskeisistä asioita. Säännöt on hyvä kohdistaa kriittisimpiin asioihi ja rakenteen ja järjestelmän tulisi muuten ohjata automaattisesti toimintaa. Keskeisimmät sääntökohteet ovat nimikekoodin muodostaminen, nimikkeen nimet ja kuvaukset sekä eri tyyppisille nimikkeille annettavat kriittiset ominaisuustiedot. Koodi ja nimi ovat kriittisimmät. Niiden perusteella nimikkeet tunnistetaan tai ollaan tunnistamatta ja prosessi dublikaattinimikkeiden syntymiseen alkaa. Nimissä ja koodaamisessa on mietittävä oman koodiston ja esim. valmistajan koodiston välillä – joskus valmistajan koodi on paras ratkaisu, joskus taas oman koodin käyttäminen on avain pitkäjänteiseen tekemiseen. Nimeäminen on kriittistä paitsi järjestelmässä tunnistamiseen, mutta myös nimikkeestä tuleviin materiaaleihin liittyvät asia.
Jos varastoetiketin perusteella ei pysty erottamaan sitä M12 ja M10 pulttia toisistaan, olet pulassa.
Varmista yhtenäisyys
Nimikkeiden hallinta on riittävän vaikeaa yhden järjestelmän kanssa, mutta jos niitä on useampia, vaikeusaste kasvaa kulmakertoimella. Vaikka eri järjestelmät käsittelevät nimikkeitä eri tarkoituksessa. Yhtenäisyys lähtee luokitteluista – ja yhtä kriittinen asia on koodaaminen ja nimeäminen. Joskus näitä ei teknisesti tai prosessisyistä voida käyttää identtisesti, mutta tällöin tunnistamisen avaimet on oltava selvät. Lisäksi jos eri järjestelmien roolit ovat merkittävät ja tapahtumia on paljon, on nimikedata siirtäminen tehtävä integraatioiden avulla. Käsin voi ja kannatta siirtää jos massa on pieni ja muutoksia vähän, mutta volyymin kasvaessa onnistuminen on tuulimyllyjä vastaan taistelua.
Vastuuta ja ylläpidä
Nimikkeiden hallinnassa pätevät samat lainalaisuudet kun muissakin vastuukysymyksissä. Jaettu vastuu toimii tiimipäivillä, mutta kun arki koittaa hallinnan laatu korreloi käänteisesti kiirettä ja painetta.
Nimikkeitä ei voi perustaa kuka tahansa, mutta ei voi olla niinkään, että nimike voidaan perustaa vasta kun talousosasto on antanut tiedot.
Silloin ne tilataan ensin ja perustetaan laskulta. Vastuut tuovat mukanaan prosessit ja käytännöt ja rajallinen, mutta riittävä joukko pystyy varmistamaan laadun ja toisaalta riittävän suorituskyvyn kun muutoksia on tarpeen tehdä.
Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty
Nimikkeiden hallintaa liittyy paljon lisää yksityiskohtia ja huomioitavia asioita aina varianttien hallinnasta jäljitettävyyteen ja tuotteen jalostumiseen sekä dimensioihin, mutta em. teemat huomioimalla pääset pitkälle. Varaudu käyttämään aikaa ja vuodattamaan hikeä yksityiskohtien kanssa. Suunnitelma on lisäksi vasta suunnitelma – sen jalkauttaminen nimikemassaan muutoksina tai eheyttämistyönä voi olla kuukausia tai jopa vuosien työ eikä sovi liukasliikkeiselle varastovastaavalle tai tuotepäällikölle.
Ja jos tuntuu, että kaipaat apua järjestelmien kehittämiseen ja muutosten suunnitteluun – ole yhteydessä. Me autamme sinua ja tiimiäsi auttamaan teitä itseänne ja onnistumaan järjestelmäkehityksessä. Oli sitten kyseessä uuden järjestelmän käyttöönotto tai vanhan ehostaminen. Lue lisää projektijohtamisesta ja järjestelmien käyttöönotoista.
Commenti