Ouca Bikesin ERP-projekti loi pohjan kasvulle
Yrityksen järjestelmien pitäisi tukea paitsi tämän päivän toimintaa myös huomisen kasvua. Oululainen tavarapyörävalmistaja Ouca Bikes lähti ERP-projektiin saadakseen materiaalivirrat paremmin hallintaan, vähentääkseen manuaalista työtä ja rakentaakseen skaalautuvan pohjan tulevaisuudelle.
Projektissa olennaista ei kuitenkaan ollut vain uuden järjestelmän käyttöönotto. Ennen teknistä toteutusta Ouca Bikesin keskeiset prosessit käytiin yhdessä Digileaperin kanssa läpi ja mallinnettiin Digileaperin Twin-palveluun. Mallinnuksen avulla muodostettiin kokonaiskuva yrityksen toiminnasta ja siitä, mitä tulevalta järjestelmältä tarvittiin. Näin ERP voitiin rakentaa tukemaan Ouca Bikesin todellista toimintaa ja tulevaisuuden tarpeita.
ERP-projekti pohjustettiin yhteisillä toimintatavoilla
Ouca Bikesilla ERP-projektiin ei lähdetty siksi, että yrityksen toiminnassa olisi ollut suoranaisia vaikeuksia. Taustalla oli ennen kaikkea halu valmistautua tulevaisuuteen. Kasvavassa yrityksessä pelkkä ihmisten päässä oleva tieto ei pitkällä aikavälillä riitä. Kun ihmiset hahmottavat ja tekevät asioita eri tavoin, yrityksen kriittisille toiminnoille tarvitaan yhteiset pelisäännöt.
Prosessien tehtävänä ei silti ole tehdä organisaatiosta jäykkää. Ouca Bikesin COO Jani Sipilä vertaa prosesseja jääkiekkopelin pelikirjaan: kun perusasiat ja yhteiset toimintamallit ovat kunnossa, ne antavat myös yksittäisille pelaajille enemmän vapautta toimia.
ERP-projektilla haluttiinkin ennen kaikkea rakentaa valmiutta tulevaan. Kun toiminnan volyymit kasvavat, prosessien ja järjestelmien pitää skaalautua mukana ilman, että työmäärä ja hallinnollinen kuorma lisääntyvät samassa suhteessa.
Komponenttien hallinta Excelissä alkoi käydä työlääksi
Tulevaisuuteen varautumisen rinnalla ERP:lle oli myös hyvin konkreettinen tarve nykyhetkessä. Tavarapyörän valmistaminen tarkoittaa suuren komponenttimäärän hallintaa. Vaikka tuotantomäärät eivät vielä olisi valtavia, yksittäisiä nimikkeitä kertyy nopeasti niin paljon, että niiden saldojen ja materiaalivirtojen seuraaminen Excelissä muuttuu liian työlääksi.
Ouca Bikesilla yksi ERP-projektin tärkeimmistä tavoitteista olikin saada materiaalivirrat hallintaan. Yrityksessä haluttiin pystyä näkemään järjestelmästä, mikä komponenttitilanne on ja mitä tuotanto edellyttää. Samalla järjestelmän täytyi yhdistää koko ketju myynnistä tuotantoon ja lopulta asiakkaalle tapahtuvaan toimitukseen.
Tässä Digileaperin tehtävänä oli auttaa katsomaan kokonaisuutta yksittäistä järjestelmää laajemmin. Ennen ERP-ratkaisun rakentamista oli tärkeää ymmärtää, miten tieto ja materiaalit liikkuvat Ouca Bikesin toiminnassa ja millaisia vaatimuksia tämä asettaa järjestelmälle.
Ensin mallinnettiin prosessit, sitten rakennettiin järjestelmä
Yksi projektin tärkeimmistä ratkaisuista tehtiin jo ennen varsinaista ERP-toteutusta. Ouca Bikesin prosessit käytiin Digileaperin kanssa huolellisesti läpi ja mallinnettiin Twin-palveluun.
Tavoitteena ei ollut suunnitella yrityksen toimintaa kokonaan uudelleen ERP-järjestelmän ehdoilla. Noin 95 prosenttia olemassa olevasta prosessista pystyttiin kuvaamaan sellaisena kuin se jo oli. Mallinnuksen aikana löytyi kuitenkin myös kohtia, joita oli syytä miettiä uudelleen, kertoo Sipilä.
Prosessien mallintaminen loi samalla pohjan järjestelmäratkaisuille. Kun Ouca Bikesin toimintatavat, tiedonkulku ja keskeiset riippuvuudet oli tehty näkyviksi, järjestelmävalintoja voitiin arvioida liiketoiminnan tarpeiden näkökulmasta.
ERP-projekti ei olekaan vain tekninen järjestelmäprojekti. Se pakottaa samalla kysymään, miten yritys oikeasti toimii ja miten sen pitäisi toimia tulevaisuudessa. Kun nämä kysymykset ratkaistaan ennen järjestelmän rakentamista, ERP voidaan sovittaa yrityksen toimintaan eikä toisinpäin.
Myynnistä tuotantoon yhtenäinen ketju
Valmistavassa yrityksessä yksi ERP:n haastavista kysymyksistä liittyy nimikkeisiin ja tuoterakenteisiin.
Myynnissä tuotteiden pitäisi olla mahdollisimman helppoja ja yksinkertaisia käsitellä. Tuotannossa taas tarvitaan täsmällistä tietoa siitä, mistä myyty tuote muodostuu ja mitä sen valmistaminen vaatii.
Ouca Bikesin projektissa tuotejaottelun ja tuoterakenteiden määrittely olikin keskeisessä asemassa. Tavoitteena oli saada tieto kulkemaan yhtenäisenä ketjuna aina myyntiprosessin alusta tuotantoon ja toimitukseen saakka.
Tämän vaikutukset näkyvät jo myyntityössä. Aiemmin tarjousten tekeminen sisälsi paljon käsityötä. Nyt järjestelmästä löytyvät oikeat lopputuotteet, lisävarusteet ja hinnat, joiden pohjalta tarjous voidaan muodostaa huomattavasti suoraviivaisemmin.
Järjestelmäkokonaisuutta ei tarvitse rakentaa kerralla
Ouca Bikesin järjestelmäpolku ei alkanut ERP:stä, vaan asiakashallinnasta. CRM:n käyttöönoton myötä yrityksessä oli jo kokemusta samasta järjestelmäympäristöstä ja sen toimintalogiikasta. Digileaper oli mukana tukemassa Ouca Bikesia jo järjestelmäpolun alkuvaiheessa ja auttoi hahmottamaan, millaiselle pohjalle kokonaisuutta kannattaa rakentaa.
Kun tuli aika ottaa seuraava askel ja rakentaa ERP-kokonaisuutta, siirtyminen tuttuun järjestelmäympäristöön oli luontevampaa. Samalla Ouca Bikesin lähestymistapa osoittaa, ettei kaikkia mahdollisia järjestelmäkyvykkyyksiä tarvitse ottaa käyttöön yhdellä kertaa. Kokonaisuutta voidaan rakentaa pala kerrallaan liiketoiminnan tarpeiden mukana.
Ensin asiakashallinta ja myynti, sen jälkeen materiaalivirrat sekä tuotannon ja toimitusten perusprosessit. Tulevaisuudessa kokonaisuutta voidaan puolestaan laajentaa esimerkiksi taloushallinnon integraatioilla. Oleellista on, että pohja on rakennettu siten, että sen päälle voidaan myöhemmin lisätä uusia kyvykkyyksiä.
Manuaalinen työ väheni olennaisesti
ERP:n hyödyt eivät näy Ouca Bikesilla vain tulevaisuuden kasvukykynä. Järjestelmä on helpottanut myös tämän päivän työtä.
Varastosaldot ovat nyt tiedossa, tarjoukset syntyvät nopeammin ja myyntiin liittyvää käsityötä on saatu merkittävästi pois. Myös esimerkiksi kuukausittaisen varastoarvon tuottaminen taloushallintoa varten on helpottunut verrattuna aiempaan Excel-pohjaiseen toimintatapaan.
Varsinainen liiketoimintaprosessi ei siis muuttunut kokonaan toiseksi. Sen sijaan järjestelmä teki jo toimivasta prosessista huomattavasti tehokkaamman. Juuri tässä ERP:n arvo konkretisoituu: sama tieto palvelee useita yrityksen toimintoja eikä sitä tarvitse koostaa, siirtää ja ylläpitää jatkuvasti käsin.
Asiantuntija mukana läpi ERP-matkan
Ouca Bikesilla ei ollut projektin alkaessa omaa syvää kokemusta ERP-järjestelmien käyttöönotosta. Digileaperin rooliksi muodostuikin auttaa yritystä tekemään oikeita valintoja projektin eri vaiheissa.
Yhteistyö alkoi kokonaisuuden ja järjestelmäpolun hahmottamisesta. Prosessien mallintamisen jälkeen Digileaper auttoi Ouca Bikesia löytämään sen tarpeisiin sopivan ERP-toteuttajan. Projektin edetessä Digileaper toimi myös projektinjohtoroolissa ja auttoi varmistamaan, että liiketoiminnan tarpeet, prosessit ja tekninen toteutus pysyivät linjassa keskenään.
Ouca Bikes teki itse paljon käytännön työtä tapaamisten välillä. Säännölliset projektipalaverit ja ulkopuolinen asiantuntija auttoivat kuitenkin pitämään kokonaisuuden raiteillaan.
Sipilän mukaan juuri asiantuntijan mukanaolo oli yksi projektin onnistumisen kannalta tärkeistä tekijöistä. Kun yrityksellä ei itsellään ole syvää kokemusta ERP-hankkeista, oikeiden järjestelmä- ja kumppanivalintojen tekeminen yksin on vaikeaa.
Ouca Bikesin tapauksessa Digileaperin tehtävänä ei siis ollut rakentaa ERP:iä yrityksen puolesta, vaan auttaa rakentamaan oikeat edellytykset onnistuneelle projektille: ymmärtää ensin liiketoimintaa, tehdä sen pohjalta oikeat järjestelmä- ja kumppanivalinnat ja pitää kokonaisuus hallinnassa toteutuksen aikana. Nyt, kun pohja on tehty, niin kasvulle ei ole esteitä.
Lue lisää Ouca bikesista ja tutustu heidän tuotteisiinsa täältä: oucabikes.com.
