Miksi järjestelmäintegraatiot eivät yksin riitä? Kokonaisarkkitehtuuri yhdistää prosessit, tiedon ja järjestelmät

Nykyään monilla yrityksillä on CRM, ERP, verkkokauppa ja joukko muita järjestelmiä. Tietoa siirretään niiden välillä integraatioiden avulla, mutta silti osa tiedosta on hajallaan. Samaa työtä tehdään useaan kertaan ja usein vielä käsin, eikä aina ole selvää, mikä järjestelmä omistaa minkäkin tiedon. Järjestelmät voivat siis olla integroituja, mutta miksi tieto ei silti kulje liiketoiminnassa?

Integraatio ratkaisee teknisen yhteyden, ei toimintamallia

Integraatio voi siirtää tietoa järjestelmästä A järjestelmään B, mutta se ei määritä, missä tiedon pitäisi syntyä, kuka siitä vastaa, missä sitä ylläpidetään tai miten sen pitäisi liikkua osana liiketoimintaprosessia.

Mitä tapahtuu, kun kokonaiskuva puuttuu?

Jos organisaatioon on vuosien mittaan rakennettu integraatioita ilman selkeää kokonaiskuvaa, voi tulos olla seuraava. CRM tarvitsee asiakastiedon ERP:stä, verkkokauppa sen CRM:stä, markkinoinnin automaatio hakee osan CRM:stä ja osan verkkokaupasta. Lopputuloksena samaa tietoa säilytetään useassa paikassa, mutta ei ole selvää, missä sitä ensisijaisesti ylläpidetään ja mikä järjestelmä toimii tiedon lähteenä. Kun tieto myöhemmin muuttuu eikä muutos välity kaikkiin sitä käyttäviin järjestelmiin, tiedot alkavat olla ristiriidassa keskenään. Pian eri osastoilla selvitetään, mikä tieto on oikeasti ajantasaista.

Kokonaisarkkitehtuuri tekee riippuvuudet näkyviksi

Jos organisaatio on ajautunut tämänkaltaiseen tilanteeseen, yksittäisten integraatioiden korjaaminen ei enää välttämättä riitä. Tarvitaan parempaa kokonaisarkkitehtuurin hallintaa. (//laita linkki// Lue lisää kokonaisarkkitehtuurista) Yksi kokonaisarkkitehtuurin hallintaa parantava työkalu on arkkitehtuurin mallintaminen. Arkkitehtuurin mallintamisen avulla voidaan kuvata liiketoimintaprosesseja, niissä tarvittavaa tietoa, prosesseja tukevia järjestelmiä sekä järjestelmien välisiä integraatioita. Näin voit tunnistaa nykyisiä kipukohtia ja tulevia pullonkauloja ennen kuin ne muodostuvat liiketoiminnan ongelmiksi.

Älä aloita järjestelmistä – aloita prosesseista

Kehittäessäsi integraatiota ja prosesseja sen ympärillä, älä aloita kysymyksestä ”Miten integroimme CRM:n ERP:hen?”, vaan kysy ”Miten asiakkuuden pitäisi kulkea liidistä tilaukseen ja laskutukseen?”. Tällöin huomio siirtyy yksittäisistä järjestelmistä siihen, mitä liiketoiminnassa todella halutaan saada aikaan. Kun prosessi ja tarvittava tieto ymmärretään, vasta sen jälkeen on mahdollista määrittää järjestelmien roolit ja tarvittavat integraatiot.

Kokonaisarkkitehtuuria voi kehittää pala kerrallaan

Kokonaisarkkitehtuurin kehittämisen ei tarvitse tarkoittaa sitä, että koko organisaatio mallinnetaan kerralla. Työ kannattaa aloittaa liiketoiminnan kannalta tärkeimmistä prosesseista ja niiden suurimmista kipukohdista. Kun ensimmäinen kokonaisuus toimii paremmin, voidaan siirtyä seuraavaan. Näin kehitystyön hyödyt voidaan saada näkyviin jo ensimmäisissä kohteissa ilman, että koko organisaation arkkitehtuuria täytyy uudistaa kerralla. Kokonaisuutta voidaan tämän jälkeen kehittää pala kerrallaan yhteisen kartan pohjalta.

Kehittämisen järjestyksen voi yksinkertaistaa seuraavasti:

liiketoiminnan tavoite -> prosessi -> tieto -> järjestelmät -> integraatiot

Integraatiot ovat tärkeä osa toimivaa kokonaisarkkitehtuuria, mutta ne eivät yksin ratkaise liiketoiminnan ongelmia. Ennen uuden integraation rakentamista kannattaa siis kysyä, mitä prosessia sillä halutaan parantaa, mitä tietoa prosessi tarvitsee ja mikä järjestelmä tiedosta vastaa. Kun nämä asiat ovat selvillä, integraatio ei jää pelkäksi tekniseksi yhteydeksi, vaan siitä tulee osa toimivaa liiketoiminnan kokonaisuutta.