Kokonaisarkkitehtuuri ei ole vaikeaa – organisaatiot ovat

Miksi osa organisaatioista onnistuu muutoksissa ja osa ajautuu jatkuviin integraatio-ongelmiin, päällekkäisiin järjestelmiin ja tehottomiin prosesseihin? Yksi vastaus löytyy kokonaisarkkitehtuurista ja kyvystä ymmärtää ja hallita sitä.

Kokonaisarkkitehtuuri on termi, jonka varmasti moni on kuullut, mutta jota vain harva todella ymmärtää tai osaa selittää, mitä se tarkoittaa. Ainakin minulle se on ollut vaikeasti hahmotettava asia. Sanasta kokonaisarkkitehtuuri tulee helposti mieleen IT, erilaiset kaaviot ja tekniset diagrammit, mutta se on paljon muutakin. Vaikka termi kuulostaa monimutkaiselta, lopulta sen perusajatus on varsin helppo ymmärtää.

Kokonaisarkkitehtuurin lyhyt oppimäärä: hyvin rakennettu kokonaisarkkitehtuuri on tapa varmistaa, että organisaation toiminta, tieto, järjestelmät ja teknologia tukevat samoja tavoitteita ja toimivat yhdessä.

Kuvitellaan yritys, jossa myynti käyttää yhtä järjestelmää, markkinointi toista ja asiakaspalvelu kolmatta. Jokainen toimii omasta mielestään hyvin, mutta tieto ei kulje järjestelmien välillä. Juuri tätä kokonaisarkkitehtuurin hallinnassa pyritään ehkäisemään.

Yksittäinen järjestelmä ei ole ongelma, vaan kokonaisuus.

Miksi kokonaisarkkitehtuuri sitten on niin vaikea asia ymmärtää? Vaikeus ei johdu itse käsitteestä, vaan siitä, että eri ihmiset tarkastelevat sitä eri näkökulmista. IT puhuu järjestelmistä, johto strategioista ja niin edelleen… Kaikki puhuvat tosiasiassa kokonaisarkkitehtuurin asioista, mutta hieman eri kielellä. Siksi se näyttäytyy monessa tapauksessa äärimmäisen sekavan näköisen tai ainakin sekavan tuntuisena. Kun ymmärrät tämän, kokonaisarkkitehtuuri alkaa jo tuntua huomattavasti konkreettisemmalta.

Kokonaisarkkitehtuurin monimutkaisuus tulee myös siitä, että organisaatiot ovat aidosti valtavia kokonaisuuksia, joissa on satoja, joskus jopa tuhansia eri prosesseja, lukuisia sovelluksia, useita liiketoimintayksiköitä ja niiden välillä lukematon määrä integraatioita. Ei siis ihme, jos sinusta tuntuu siltä, että termi on mahdoton ymmärtää.

Jos olet joskus yrittänyt opiskella kokonaisarkkitehtuuria ikään kuin oppiaineena, olet helposti aloittanut sen väärästä suunnasta. Jos olet tutustunut termiin esimerkiksi kyvykkyyskarttojen tai muiden viitekehysten kautta, olet todennäköisesti hieman hukassa. Vaikka nämä ovat erinomaisia työkaluja kokonaisarkkitehtuuria jo ymmärtäville, mutta ilman laajempaa kontekstia ne ovat vain irrallisia lähestymisiä, joista ei jää käteen juuri mitään.

Lopputuloksena mieleen jää sama kysymys, jota moni on kysynyt koulun penkillä: ”Mihin ihmeeseen tätä tarvitsen?”

Jotta voit saada kokonaisarkkitehtuurin hallinnan työkaluista ja muista viitekehyksistä kaiken irti, on ensin ymmärrettävä ongelma. Kun ongelma on ymmärretty, myös ratkaisut alkavat avautua.

Osa kokonaisarkkitehtuurin ymmärtämistä on myös kyky tunnistaa, milloin se toi-mii hyvin. Hyvin hallittu ja rakennettu kokonaisarkkitehtuuri tarkoittaa sitä, että tieto löytyy helposti, järjestelmät keskustelevat keskenään, muutoksia on mahdollista tehdä hallitusti ja ihmiset tietävät vastuunsa.

Kun kaikki toimii, sitä helposti pidetään itsestään selvyytenä. Harva pysähtyy ajat-telemaan, että taustalla on hyvin rakennettu kokonaisarkkitehtuuri. Kun asiat eivät toimikaan, käynnistetään helposti uusia pistemäisiä kehitysprojekteja. Ne voivat olla hyödyllisiä, mutta eivät silti välttämättä ratkaise ongelman juurisyytä. Jos asioita tarkastellaan kokonaisarkkitehtuuria laajemmin ymmärtäen, prioriteetit voivat muuttua.

Harva pysähtyy ajattelemaan, että taustalla on hyvin rakennettu kokonaisarkkitehtuuri.

Kokonaisarkkitehtuuri ei siis ole vaikeaa siksi, että sen periaatteet olisivat monimutkaisia – nehän ovat lopulta varsin yksinkertaisia. Se on vaikeaa siksi, että se pyrkii tekemään näkyväksi organisaation todellisen monimutkaisuuden. Kun kokonaisuus tehdään näkyväksi, sitä on myös helpompi ymmärtää, kehittää ja johtaa. Hyvän kokonaisarkkitehtuurinhallinnan tehtävänä ei ole lisätä organisaatioon uusia sääntöjä tai kaavioita, vaan auttaa ihmisiä ymmärtämään, miten organisaatio toimii kokonaisuutena ja miten muutokset vaikuttavat siihen.

Olen kauppatieteiden opiskeluiden ohella työskennellyt Digileaperilla, jossa kokonaisarkkitehtuurin hallinta on toiminnan keskiössä ja kaikki tuntuu liittyvän siihen. Matkan varrella olen itsekin luonnollisesti oppinut siitä melkoisesti, mutta aina, kun tunnen hallitsevani jonkin kokonaisuuden, avautuu uusi sivu tai näkökulma ja jälleen on uuden oppiminen paikallaan.

Nyt viimeisenä ajatuksena tästä jää se, että kokonaisarkkitehtuuri voisi olla ihan hyvin pakollinen oppiaine myös yliopistoissa.