Componentan digikehityksessä mittarina on konkretia

Kun raskaaseen teollisuuteen tuodaan modernin tekniikan helmiä, eivät trendit tai hienot termit lämmitä. Ihmiset, jotka ovat tottuneet konkretiaan ja näkyviin tuloksiin tuotantolinjan päässä, odottavat samoja asioita myös digitalisaation kehittämisestä.

Matti Tuominen luotsaa Componentan IT:tä ja tuntee suomalaisen metalliteollisuuden perinteikkään konsernin vaatimukset ja tietää miten IT:tä kehitetään. ”Pelkkä hyvä pöhinä IT:ssä ei lyö läpi. Valmistavan teollisuuden maailmassa halutaan työkaluja ja niiden pitää aidosti ajaa asioita eteenpäin. Käyttäjille suoraviivaiset ja helppokäyttöiset ratkaisut, joista syntyy konkreettista lisäarvoa, menestyvät.

Myös Componentalla liiketoiminnan on oltava ajurina ja sen on omaksuttava sekä hyväksyttävä digitalisaatiokehityksen askeleet. Ilman sitä IT-johtaja sulloo käärmettä pyssyyn.

Componentalla on meneillään toimintaa ohjaavien järjestelmien uudistus ja tässä ensimmäisenä askeleena oli yhtiön prosessirakenteiden ja niihin liittyvät teknologian hyödyntämisen kirkastaminen. Tuominen lähti viemään hanketta eteenpäin pyrkimyksenään saada liiketoimintalähtöinen ymmärrys nykytilanteesta.

”Selkänoja ja ymmärrys siitä todellisuudesta miten oikeasti toimitaan. Tämä helpottaa monta asiaa ja vähentää riskejä, jossa ERP:iä lähdetään viemään tekemisen malleihin, jotka eivät ei ole todellisia. Jos me teemme muutoksia, loppuviimeinen ne ovat aina muutoksia prosesseissa.”

Muutosjohtamisen harjoituksessa ymmärrys prosessien todellisuudesta on kovaa valuuttaa. Ihmisten sitoutuminen muutokseen on keskeistä ja prosessien läpikäynnillä ja mallinnuksella pystytään vahvistamaan tätä.

”Muutosjohtamisessa viestintä on keskeistä. Asioihin keskustelu ihmisten kanssa prosessien mallintamisen ympärillä auttaa konkretisoimaan muutosta. Tulee ymmärrystä ja kontekstia tekemiseen, jossa jokainen keskustelu vielä lähemmäs lopputulosta.”

Yhtiöllä oli prosessikuvauksia laatujärjestelmään liittyen aikaisemmassa työkalussa, mutta hyvin nopeasti tuli selväksi, että näiden tarkkuustaso ei riitä. Yhtiön piti löytää keinoja mallintaa prosessit riittävällä syvyydellä ja kun oli tarpeen lisäksi ymmärtää riippuvuudet ja tekniikan hyödyntäminen liiketoiminnassa, niin Componenta otti Digileaperin Twin EA-työkalun käyttöön.

Digileaperin kanssa tehtyjen laatujärjestelmän ja täydennettyjen Best Practice -prosessien mallintamisen jälkeen eri tuotantolaitoksilla pidettiin workshoppeja ja yhdessä operatiivisten avainhenkilöiden kanssa kirkastettiin todellista toimintaa. Mallintaminen uudessa työkalussa saatiin vauhtiin lyhyellä opastuksella ja fokus oli koko ajan liiketoiminnan substanssissa.

”Piti löytää uusia keinoja. Digileaper tarjosi meille järkevästi hinnoitellun ratkaisun, jonka avulla päästiin nopeaan yhteistyöhön. Ihmiset ottivat asian vastaan hyvin, vahvaa sitoutumista ja osallistumista. Työkalu tuki meidän tekemistä eikä päinvastoin.”

Nopeus ja tehokkuus näkyvät tuloksissa. Parin kuukauden aikana yli 200 prosessia mallinnettiin, tuoden todellisten prosessien yksityiskohtien lisäksi myös työkalujen hyödyntämiseen liittyvät riippuvuudet. Vaikka oma organisaatio tunnetaankin, asioiden kirkastaminen tuo aina uutta ymmärrystä.

Toimintaa ohjaavien järjestelmien lisäksi operatiivisessa toiminnassa on aina mukana myös Exceleitä ja muita tukevia työkaluja. Joskus näistä muodostuu hiljaisia päätyökaluja, vaikka organisaation virallinen malli muuta olisi suunnitellut. Erityisesti suurissa organisaatioissa olevat liiketoimintasiilot muodostavat myös teknologiasiiloja. Todellinen teknologioiden hyödyntäminen ja roolitusten ymmärtäminen on keskeinen menestystekijä järjestelmäkehityksen suunnittelussa.

Mallinnusten sisältämä informaatio prosesseista ja teknologioiden hyödyntämisestä on valtava ja Componenta hyödynsi tätä myös ERP tarjouspyynnöissä. Mallinnuksen avulla voidaan samaan aikaan antaa informaatiota isosta kuvasta ja vaihtaa tarkastelukulmia lennossa. Componenta tarjosi toimittajille rajatun näkymän mallinnukseen Twinin kumppaniportaalin avulla. Vastaavan informaation tarjoaminen toimittajille perinteisessä dokumenttimuodossa olisi muodostanut tukahduttavan aineiston.

”Vastaanotto uuden tyyppiselle lähestymiselle oli hyvä ja helpotti paljon. Hankintastrategiana on ollut avoimuus ja näin ollen on ollut tärkeää jakaa käyttökelpoista tietoa, jota myös myyjän on helpompi ottaa vastaan. Kokonaisuutena onnistunut malli, joka helpotti ja toi erityisesti laatua tarjouksiin.”

Entä Digileaper? Twin - arkkitehtuurinhallinnan työkalun isäksi annettiin lisäksi myös asiantuntijatukea erityisesti liiketoiminta-arkkitehtuurin ympärillä prosessien- ja mallinnusten rakenteisiin. Mihin Tuominen on erityisen tyytyväinen? ”Vastaanottokyky ja asiantuntemus vastata erilaisiin haasteisiin. Kyvykkyys ohjata oikeille urille. Joustavuus on sana, mikä kuvaa hyvin Digileaperin tekemistä.”

Componentan digitalisaatiokehityksen pelikirjan vaatimukset konkretiasta ja todellisesta lisäarvosta helppokäyttöisesti, ovat oivia ohjeita kaikille tuloskeskeisille organisaatioille. Oppikirjamainen suoritus ERP-hankevalmistelusta nojaa ihmiskeskeiseen tekemiseen, faktoihin ja todellisuuteen.

Näitä reseptejä suositellaan kaikille, jotka haluavat onnistua kehittämisessä.