Koetko etteivät yrityksesi infraan liittyvät asiat ole hallinnassasi ja ettei sinulla ole riittävästi ymmärrystä päätöksiesi tueksi? Sinusta tuntuu, että jotain on vialla, mutta et osaa ihan tarkkaan sanoa mistä on kysymys? Jos ostat infraan liittyviä palveluita ulkopuolelta, tässä kohtaa tulee helposti mieleen, että infrakumppanin kilpailutuksella löydät paremman kumppanin, joka tulee korjaamaan ongelmasi. Elät happily ever after. Asia ei valitettavasti yleensä ole niin yksinkertainen.
Ostaisitko sinä kotiisi uuden keittiön ottamatta tarkempia mittoja tai määrittelemättä pintamateriaaleja ja värejä? Et tietenkään. Samalla tavalla sinun ei tulisi ulkoistaa infraan liittyviä palvelujakaan ennenkuin varmistat niiden istuvuuden nykyiseen ympäristöön ja mietit minkälaisia mahdollisia muutoksia tahdot tehdä ympäröiviin rakenteisiin - tai sinun on välttämätöntä tässä yhteydessä tehdä.
Infrakumppanuuden kilpailutus ei ole koskaan pelkkä prosessiulkoistus vaan käytännössä aina rakennemuutos yrityksesi tietohallinnon prosesseihin.
Infrapalveluita toimittavien yrityksien tavoitteena on tuottaa palveluita mahdollisimman määrämuotoisena ja kustannustehokkaasti, ja hyvin harvoin nuo terävärajaiset laatikot istuvat täydellisesti sinun toimintaympäristöösi. Se kuitenkin on aina viime kädessä ainutlaatuinen.
Otetaan yksi käytännön läheinen esimerkki; on erilaista toimittaa työasema organisaatiolle, jolla on oma sisäinen IT-organisaatio kuin sellaiselle organisaatiolle, jossa talousjohtaja vastaa tietohallinnosta oman työnsä ohella. Sisäinen IT-organisaatio voi huolehtia toimituksen viimeisistä metreistä ja varmistaa, että käyttäjälle on asennettu hänen työtehtävänsä vaatimat liiketoimintasovellukset ja huolehtia niiden vaatimien lisenssien ja käyttäjätunnuksien ajantasaisuudesta. Toisaalta, jos organisaatiolla ei ole infraan liittyen omaa osaamista, tai sitä ei tahdota kohdistaa työasematoimituksiin, tulee kumppanin huolehtia työasema esimerkiksi tuotannon työntekijälle täysin käyttövalmiina.
Yhteistyö tulee aina sovittaa kumppanin ja asiakkaan välille, sillä mitenkään taianomaisesti ne eivät loksahda paikalleen.
Tietohallintoon liittyvät prosessit, roolit ja vastuut tulee määritellä. Määrittelyn avulla varmistetaan molemmin puolin läpinäkyvyys ja saumaton yhteistyö - sekä sen kautta syntyvä kumppanuus. Infrakumppanin asiakaslähtöisyys mitataankin hyvin pitkälle kyvykkyydellä säätää näiden laatikoiden reunoja ja täyttää mahdollisia prosessien epäjatkumokohtia. Usein on tarpeen muuttaa prosesseja myös asiakkaan päässä.
Tärkeintä on varmistaa, että prosesseihin ei jää harmaita, ei kenenkään vastuulla, olevia alueita.
Jos rooleja ja vastuita ei avata ja sovita avoimesti yhteisiä toimintamalleja, alkavat ne pikkuhiljaa nakertaa luottamusta molemmin puolin. Tyytymättömyydelle ei ole luonteenomaista kasvaa nollasta sataan hetkessä, vaan sitä voisi kuvata lumipallona, joka vyöryy eteenpäin samalla keräten lisää massaa ympärilleen. Itseasiassa tämä prosessi kestää niin kauan, että et enää oikein kykene edes erottamaan mikä varsinainen ongelma on. Sinulla on vaan päällimmäisenä tunne, ettei homma ole enää hallinnassasi, ja että siihen liittyy haasteita. Sitten koko pallo särkyy.
Kumppanuus jää irralliseksi ulkoistukseksi, jos sitä ei sidota asiakkaan tietohallinnon prosesseihin
Vaikka et tietohallinnosta ja teknologisesta ympäristöstä haekaan kilpailukykyä tai erottautuvuustekijää, tarvitset sitä joka tapauksessa varmistamaan ympäristösi toimintakyvyn ja antamaan hyvan perustan liiketoiminnan tuelle. Loppujenlopuksi kysymys on siitä, että tiedätkö sinä minkälaisen keittiön tarvitset?