Lahti Energian ERP-projekti - liiketoiminnan ja ihmisten kasvu- ja muutostarina
- Digileaper
- 1.9.
- 2 min käytetty lukemiseen
Päivitetty: 19.9.
Teknisestä tarpeesta liiketoiminnan kehitysmatkalle
Lahti Energia oli tullut tilanteeseen, jossa todettiin, että vanha toiminnanohjausjärjestelmä oli elinkaarensa päässä. Uusi ERP oli välttämätön, mutta pelkkä tekninen päivitys ei riittänyt. Organisaatiossa haluttiin varmistaa, että hanke tukee aidosti myös liiketoimintaa ja sen kehittämistä.
”Alun perin tavoitteena oli järjestelmän uusiminen, mutta pian ymmärsimme, että tilanne on järkevää hyödyntää laajemmin. Tarvitsimme kumppanin, joka osaa ohjata meitä liiketoiminnallisesta näkökulmasta – ei vain teknisesti”, kertoo Juha-Pekka Moisio, Lahti Energian kehitys- ja ICT-johtaja.
Digileaper erottui näkökulmallaan. Vahvasti ihmislähtöinen ja liiketoimintaa korostava tulokulma teki vaikutuksen ja näin kumppanin valinta hankkeeseen oli lopulta helppo.
Lahti Energian omien vastuuhenkilöiden rinnalle projektiin lähtivät Digileaperin Minna Härkönen ja Harri Takala, joiden rooli oli monipuolinen; arkkitehtuurin ja datan kehittämistyöstä projektipäällikkötyöhön, hankinnan konsultointiin ja ohjausryhmätyöskentelyyn. Kokonaisvaltainen tuki mahdollisti sen, että tekninen uudistus kytkeytyi tiiviisti liiketoiminnan tavoitteisiin ja henkilöstön sitouttamiseen.
Valmistelu ja vaatimusmäärittely – tyhjältä pöydältä yhteiseen näkemykseen
Projektin alkuvaiheessa Lahti Energian henkilöstö mallinsi projektin kohteena olevaa liiketoiminnan kokonaisuutta. Osalle tämä oli täysin uusi työskentelytapa. Prosessi ei ollut helppo, mutta se pakotti pysähtymään yhtiön toimintamallien äärelle ja perusteellinen työskentely loi pohjan koko projektille.
”Prosessien kuvaaminen oli meille uutta. Digileaperilla oli kriittinen avainrooli siinä, että meille kirkastui liiketoiminnalliset tavoitteet ja meidän ihmisille syntyi yhteinen näkemys siitä, mitä ERP:ltä halutaan ja tarvitaan. Ilman osallistavaa ja liiketoimintanäkökulman vahvasti huomioivaa ohjausta ei tällaisia lopputuloksia olisi tullut.”, Moisio sanoo.
Hankintavaihe – sopimus, joka toi selkänojan
Julkinen kilpailutus oli vaativa vaihe. ERP-hanketta ei voi määritellä yhdellä napinpainalluksella, ja kilpailutuksen reunaehdot toivat omat haasteensa. Kokeneen konsultoinnin avulla kilpailutus ja sopimuksen valmistelu vietiin kuitenkin määrätietoisesti maaliin.
Tarkka vaatimusmäärittely, tavoitehintamalli ja selkeä ohjausmalli estivät kustannusten karkaamisen ja pakottivat keskittymään olennaiseen. ”Digileaperin tuki antoi meille vahvan selkänojan toimittajaneuvotteluihin ja loi pohjan onnistuneelle yhteistyölle”, Moisio toteaa.
Prestudy – raskas, mutta välttämätön työ
Määrittelyvaihe osoittautui odotettua työläämmäksi. Resurssit olivat aluksi alimitoitetut. Toimittajan yleensä käyttämää läpikäyntitapaa sovitettiin Lahti Energialla työstettyä vaatimusmäärittelyä vastaavaksi, jolloin päästiin syvemmälle asiakkaan vaatimuksiin.
”Ilman Digileaperin ohjausta emme olisi saaneet kohdistettua vaatimuksiamme vaatimusmäärittelyä vastaavaksi, mikä olisi voinut muodostua ongelmaksi käyttöönottovaiheessa. Nyt meillä muodostui määrittelyvaiheen lopuksi vahva luottamus ja ymmärrys siitä, mitä olimme oikeasti ottamassa käyttöön”, Moisio kuvailee.
Käyttöönotto – kuin juna raiteillaan
Kun pohjatyö oli tehty huolella, käyttöönotto eteni hallitusti maaliin. Aikataulu ja budjetti pitivät, ja kriisipalavereille ei käyttöönottovaiheessa ollut tarvetta.
”Hyvä ja perusteellinen alkupään valmistelu mahdollisti sen, että ERP:n käyttöönotto meni aikataulussa ja budjetissa maaliin. Se on harvinaista tämän mittaluokan projekteissa. Minna ja Harri pitivät vahvalla sitoutumisella ja kunnianhimolla rimaa korkealla kokonaisvaltaisesti projektin laadukkaasta toteutuksesta aina aikataulun pitämiseen ja alkuvaiheen kattavasta, henkilöstöämme sitouttavasta määrittelytyöstä käyttöönottoon asti”, Moisio kiittelee.
Tulokset ja opit – kasvutarina henkilöstölle
ERP-projekti ei ollut vain järjestelmäuudistus, vaan myös ihmisille kasvumatka. Alun epävarmuudesta edettiin vaiheittain kohti vahvaa sitoutumista ja omistajuutta.
”Alussa oli epävarmuutta ja paljon kysymyksiä, meidän ihmiset eivät olleet aiemmin tottuneet tällaiseen tekemisen malliin. Alun sisua vaatineesta puristuksesta edettiin vaihe vaiheelta projektin loppua kohti, matkalla ymmärrys kasvoi ja nähtiin selkeästi oma rooli onnistumisessa. Lopputuloksena syntyi huikea kehitystarina – henkilöstö kasvoi mukana ja tässäkin tarinassa lopussa se kuuluisa kiitos seisoo”, Moisio kiteyttää.
Mikä teki Digileaperista oikean kumppanin?
Lahti Energialle arvokasta oli tinkimätön ote ja rohkeus pitää kiinni parhaista käytännöistä, vaikka projektin kuormitus herätti ajoittain kritiikkiä.
”Digileaper piti riman korkealla. He eivät lähteneet miellyttämään, vaan puolustivat sitä, mikä oli välttämätöntä onnistuneen lopputuloksen kannalta. Se on harvinaista, ja juuri siksi tulos oli niin hyvä”, Moisio kertoo.
Yhteenveto – pohja tulevaisuuden kehitykselle
ERP-projekti oli Lahti Energialle pitkä mutta palkitseva matka. Hyvä valmistelu ja liiketoimintalähtöinen toteutus takasivat onnistuneen lopputuloksen ja lisänä henkilöstölle hienon kehityskaaren. Projekti loi paitsi modernin järjestelmän myös valmiuksia tulevaisuuden kehitystyöhön.
Lahti Energia on Lahden kaupungin omistama, vastuullisesti uusiutuvaa energiaa kehittävä energiayhtiö, jonka tavoitteena on tarjota asiakkailleen huoletonta energiaa. Yhtiö vastaa sähköstä, kaukolämmöstä ja -jäähdytyksestä, ja lisäksi kehittää kestäviä energiaratkaisuja kiertotalouden ja uusiutuvien teknologioiden kautta.
Ota seuraava askel
Oletko organisaatiossasi ERP-hankkeen kynnyksellä?
Mietitkö, miten varmistaa, ettei projekti jää vain tekniseksi päivitykseksi, vaan tuo todellista liiketoimintahyötyä?
Me autamme rakentamaan ERP-projektit niin, että ihmiset, prosessit ja liiketoiminta kulkevat käsi kädessä kohti tulevaisuutta.
Ota yhteyttä meihin – varmistetaan yhdessä, että seuraava järjestelmähankkeesi on investointi tulevaisuuteen, ei pelkkä pakollinen päivitys.
