• Jaana Rantaniemi

Johtaja - tiedätkö miten yrityksesi ihmiset, prosessit ja teknologiat toimivat keskenään?

Jos vastauksesi on kyllä - lämpimät onnittelut hyvästä tilanteesta! Usein tilanne saattaa olla kuitenkin hieman mutkikkaampi. Tietohallinnon, ihmisten ja liiketoiminnan välissä voi ammottaa iso kuilu. Yhteistä näkemystä liiketoiminnan tilannekuvasta ja kehitystarpeista ei välttämättä ole kenelläkään. Henkilöstön ja asiakkaiden näkökulmasta toiminta voi vaikuttaa sekavalta ja epäloogiselta. Jotkut toiminnot voivat olla henkilöriippuvaisia ja riskin yllättäen toteutuessa vaikeuttaa merkittävästikin liiketoimintaa.

Digijohtamisessa kaikki lähtee liiketoiminnan ymmärtämisestä. Jaana Rantaniemi, Digileaperin uusi digijohtamisen valmentaja, kertoo pitkällä ohjelmistoteollisuuden kokemuksella, mistä muutos lähtee liikkeelle.


Esimerkiksi jos järjestelmähankintoja ei mietitä kokonaisuuden kannalta, voidaan päätyä tilanteeseen, jossa hankittu järjestelmä ei palvele liiketoimintaa halutulla tavalla. Pahimmassa tapauksessa voidaan päätyä lähtöpisteeseen hankinnan suhteen. Mikä on turhauttavampaa kuin hukata väärään hankkeeseen arvokasta työaikaa ja euroja. Onneksi asialle voi tehdä paljonkin. Riskejä voi hallita liiketoiminnan tilannekuvan selvityksen avulla!

Perusteellinen liiketoiminnan tilannekuvan selvitys mahdollistaa yrityksen toiminnan tarvelähtöisen kehittämisen

Yrityksen kehittämisen lähtökohtana tulisi olla liiketoiminnan tarpeista lähtevä prosessien ja toiminnan kehittäminen. Liiketoiminnan tilannekuvan selvitys antaa organisaatiolle mahdollisuuden pysähtyä hetkeksi miettimään yhdessä mitä varten yrityksemme on olemassa? Mihin käytämme työaikaa ja onko resurssit kohdennettu oikein? Tukevatko käytössä olevat tietojärjestelmät työtä? Mikä on kunkin yksittäisen työntekijän, organisaation tai ryhmän rooli tässä kokonaisuudessa? Vastaamalla näihin kysymyksiin tilannekuva alkaa selkeytyä ymmärrettävään muotoon.


Tilannekuvan selvityksessä lähdetään liikkeelle ihmisistä ja prosesseista. Seuraavien kysymysten avulla päästään pureutumaan nykytilanteeseen tarkemmin. Millaisia ihmisiä ja ryhmiä organisaatioon kuuluu? Millaisia rooleja sekä tehtäviä heillä on? Ryhmät voivat olla myös yrityksen ulkopuolella toimivia kumppaneita.


Liiketoimintaprosessien mallintaminen on nykytilan kuvaamisessa keskeinen vaihe. Olennaista on kuvata olemassa olevat prosessit mahdollisimman monipuolisesti. Mihin toimintaan prosessi liittyy? Kuinka tärkeä prosessi on toiminnan kannalta? Paljonko siihen käytetään aikaa ja kuinka usein se toistuu? Prosesseja on yleensä tukemassa erilaisia teknologioita, kuten ohjelmistoja, sovelluksia, sulautettuja järjestelmiä, SaaS-palveluita tai robotteja. Käytössä olevat teknologiat liitetään prosesseihin ja ihmisiin. Prosessien mallintamisen yhteydessä arvioidaan samalla miten nykyiset teknologiat tukevat prosesseja? Näin saadaan kuvattua ymmärrettävällä ja selkeällä tavalla, miten ihmiset, prosessit ja liiketoiminta toimivat keskenään tällä hetkellä.


Esimerkiksi yrityksen palkanlaskentaprosessi voi olla ulkoistettu, mutta palkanlaskenta-aineiston tuottamiseen tarvitaan työntekijän tuottamia työaikakirjauksia. Lisäksi tarvitaan tietoa poissaoloista ja lomista, työsuhde-eduista jne. Työajan oikeellisuuden tarkistamisen tekee yleensä työntekijän esihenkilö. Lopullisen palkanlaskennan taas toteuttaa palkanlaskija. Palkanlaskentaprosessi voi koostua useasta pienemmästä prosessista, johon liittyy sisäisiä ja ulkoisia toimijoita sekä useita tietojärjestelmiä. Kaikki nämä prosessit, ihmiset ja järjestelmät pitää saada toimimaan saumattomasti yhdessä, jotta palkanlaskennan lopputulos on oikea.


Kun liiketoimintaympäristön tilannekuva prosesseineen on riittävän hyvällä tasolla, on aika siirtää katse tulevaisuuteen. Yhteenveto liiketoiminnan nykytilanteesta summaa kaiken ja sen pohjalta siirrytään kehittämisvaiheeseen.

Toiminnan kehittämistä oikean ja ajantasaisen tiedon ei “mutun” tai uskomusten pohjalta

Liiketoiminta-arkkitehtuurin kuvausprosessin aikana kerätään paljon tietoa myös erilaisista kehitystarpeista sekä tunnistetaan riskejä. Nykytilan kuvauksen pohjalta on mahdollista lähteä hallitusti ja ajantasaiseen tietoon pohjautuen suunnittelemaan ja priorisoimaan yrityksessä kehitettäviä osa-alueita. Oikean tiedon avulla varmistetaan, että kehityspanokset kohdentuvat varmasti oikein.


Halutun tavoitetilan kirkastamiseksi voidaan pohtia kerätyn tiedon pohjalta seuraavia kysymyksiä: Miten voimme parantaa prosesseja? Mihin prosesseihin käytämme paljon työaikaa, mutta työstä saatava tuotos on olematon? Miten havaitut kehityskohteet kannattaa priorisoida? Millaista dataa tarvitaan, jotta pystytään tekemään oikeita päätöksiä? Miten prosessien toimintaa voidaan mitata tavoitteita kohti ohjaavilla mittareilla?


Liiketoiminnan arkkitehtuurin kuvaamiseen tarvitaan kaikkien osapuolten yhteistyötä, osallistumista ja sitoutumista. Projektin alkuvaiheessa käytetty aika maksaa itsensä takaisin monikertaisesti tulevina vuosina. Tilannekuvan selvitys lisää ymmärrystä ja yhteistyötä toimijoiden välillä. Isoonkin muutosprojektiin on helpompi lähteä, kun tehdyt päätökset ovat perusteluja ja kehittämisen tavoitetila on kaikille selkeä. Näin toimien yrityksen kehityspanokset voidaan kohdentaa vahvasti kohti haluttua suuntaa valitun strategian mukaisesti.


Kaipaatko yrityksesi kehittämiselle vahvan perustan? Me autamme muodostamaan tilannekuvan tehokkaasti ja nopeasti. Lue lisää ja ole yhteydessä.