Vuoden 2023 alussa Löökissä käynnistettiin kehitysprojekti, jonka tavoitteena oli uudistaa yhtiön toiminnanohjaus ja samalla ERP-järjestelmä. Kaikissa toiminnanohjausjärjestelmäprojekteissa on oleellista muodostaa selkeä käsitys toiminnan nykytilanteesta ja toteuttaa niiden pohjalta suunnitelma ERP-kehittämisen askeleista.
Kaikkien hyvien hankkeiden reseptistä löytyvät sidokset strategiaan. Löökin toimintaa haluttiin kehittää pitkäjänteisesti sekä varmistaa strategian mukaisten tavoitteiden toteutuminen, kuten oikealla tiedolla johtaminen, vastuullisuuden teemat sekä koko henkilöstön osaamisen kehittyminen.
Alkuun Löökin kanssa rakennettiin projektialoite, jonka jälkeen yhteistyössä siirryttiin seuraavaan vaiheeseen ja käynnistettiin varsinainen projekti.
”Digileaperin ensimmäinen tehtävä oli rakentaa projektisuunnitelma ja tukea projektitiimiä vaatimusmäärittelyn rakentamisessa.” Kertoo palvelupäällikkö Mira Raappana Oulun Tuotantokeittiö Oy:stä.
Projektin aluksi mallinnettiin ja selvitettiin perusteellisesti Löökin liiketoimintaympäristö ja prosessit. Kokonaisuudesta rakennettiin digitaalinen kaksonen Twin -pilvipalveluun, jonka avulla muodostettiin ymmärrys toimintaympäristöstä – liiketoimintaprosesseista, käytettävistä työkaluista sekä ihmisten vastuista ja rooleista osana kokonaisuutta. Tämä työ tehtiin Löökin laajan projektitiimin kanssa ja sen avulla sitoutettiin eri osa-alueiden ihmiset ja varmistettiin yhtenäinen ymmärrys tilanteesta.
Menestyvän toiminnanohjausjärjestelmäprojektin peruskivi on ihmisten laaja sitoutuminen aikaisessa vaiheessa. Lööki on onnistunut tässä loistavasti.
Digitaaliseen kaksoseen mallinnettiin tulevaisuuden ratkaisuarkkitehtuuri, tarpeet, ja vaatimukset tuotannon suunnittelusta valmistukseen ja laskutukseen. Tavoitteena oli löytää yhteiset ja eri kokoisiin valmistaviin keittiöihin sovellettavat toimintamallit ja kirkastaa ne ERP-järjestelmän rakenteeksi ja erityyppisiksi vaatimuksiksi. Lopputulemana syntyi ratkaisuarkkitehtuuri ja vaatimusmäärittely - tai joillekin tutumpi ”Functional Design Document / FDD”.
Vaatimusmäärittelyn pohjalta käynnistettiin julkinen kilpailutusvaihe, jonka lopputulemana järjestelmä ja toimittaja valikoitui. Kattava pohjatyö on perusta hyvälle kilpailuttamiselle ja varsinaiselle käyttöönottoprojektille.
Digileaperin projektijohtamisen asiantuntija on asiakkaan kanssa yhteistyössä rakentamassa käyttöönottoprojektia, jonka Prestudy-vaihe on yksi projektin olennaisimmista osista. Prestudyvaiheessa käydään läpi yhdessä toimittajan kanssa järjestelmän toimivuus suhteessa tarjouspyynnön vaatimuksiin käytännön tasolla.
“Toimittajavalinnan jälkeen Digileaper on ohjannut prestudy -vaihetta ja olemme saaneet kattavan kuvan valitun järjestelmän soveltuvuudesta yhtiömme toimintaan.“ Mira Raappana tiivistää.
Hyvin tehty taustatyö näkyy kattavana vaatimusten ja järjestelmän yhteensopivuutena Prestudyn tuloksissa – ja Löökin ERP on juuri sellainen kuin suunniteltiin.
Kaikkien tärkein menestystekijä on asiakkaan sisäisen projektitiimin työ ja ihmisten panokset projektiin. Oleellista on myös projektityön koordinointi. Projektitiimien työn ja aikataulujen yhdistäminen saumattomasti varmistaa suunnitellussa projektin aikataulussa pysymisen. Projektin kannalta on olennaista käsitellä aktiivisesti ja avoimesti esiin nousevat kysymykset, riskit ja mahdolliset huolet ja tuoda ne tarvittaessa osapuolten tietoon yhdessä ratkaistavaksi.
“Olemme saaneet tukea Digileaperiltä projektiimme ja meillä on hyvä pohja jatkaa kohti käyttöönottoa valitun toimittajan kanssa.” Raappana summaa.
“Löökin projektitiimin kanssa on ollut ilo työskennellä. Koko organisaation vahva sitoutuminen projektiin, tahto kehittyä sekä avoin keskustelukulttuuri ovat mahdollistaneet projektin onnistumisen.” Tiivistää projektissa projektipäällikkönä toiminut Jaana Rantaniemi Digileaperilta.
Digileaper auttaa toiminnanohjausjärjestelmien rakentamisessa riippumattomasti juuri niissä asioissa kuin tarvitaan – halutessasi projektialoitteesta projektin päätöspalaveriin. Tutustu aiheeseen tarkemmin täällä.
Lööki (Oulun Tuotantokeittiö Oy) https://looki.fi/
Löökin keskeistä ydinliiketoimintaa ovat ruoan valmistus Oulun kouluille ja päiväkodeille sekä Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueen tarpeisiin noin 32 000 ruokailijalle päivittäin. Lööki työllistää noin 110 henkilöä. Hallinnolliset toimitilat sijaitsevat Ruskossa. Tuotantokeittiöitä on yhteensä viisi.