Muutoshanke on parhaimmillaan koko henkilöstöä innostava ja yhdistävä projekti, jonka tuloksista nauttivat kaikki!
Onko suunnitelmissasi kehitysprojekti, mutta pohdit miten saada ihmiset innostumaan muutoksesta? Tiedät, että ihmisissä on valtavasti vahvuuksia, tietotaitoa, voimavaroja sekä innostusta kehittää asioita. Miten aktivoida nuo mahtavat muutosvoimat käyttöön ja organisaatio kohti positiivista muutosta?
Toiminnan kehittämisen haasteet monimutkaisessa ympäristössä
Elämme tämän päivän työelämässä jatkuvan muutoksen keskellä. Globalisaation vaikutukset, nopea teknologian kehitys, erilaiset lainsäädännön muutokset ja poliittiset kriisit yhdistettyinä liiketoiminnan kasvutavoitteisiin aiheuttavat jatkuvaa tarvetta kehittää yritysten toimintaa. Organisaatioiden on oltava joustavia sekä valmiita muuttaman toimintatapojaan nopeasti muuttuvissa tilanteissa.
Muutosta ei välttämättä koeta positiivisena asiana. Valitettavan tavallista on myös, että muutosprojektit eivät saavuta niille asetettuja tavoitteita. Kehitysprojektit tehdään usein varsinaisen työn rinnalla, mikä voi paineistaa lisää entisestään kuormittunutta työtä. Varsinkin IT-projekteilla on ollut ajoittain huono maine. Käyttöönottoprojektit voivat olla henkilöstölle raskaita, ylittää reilusti alkuperäisen budjetin ja olla aikataulustaan pahasti myöhässä. Lopputulemana pahimmassa tilanteessa henkilöstö päätyy käyttämään huonosti soveltuvaa tietojärjestelmää, joka vain hankaloittaa lisää työtä. Aiemmat huonot kokemukset nakertavat uskoa uusien hankkeiden onnistumisen mahdollisuuksiin.
Johtamistavalla on merkitystä
Nopeilla ja suunnittelemattomilla muutoksilla voidaan pahimmillaan ajaa organisaatio syvään kriisiin. Suuret ennakoimattomat rakennemuutokset lisäävät tutkimusten mukaan merkittävästi henkilöstön keskuudessa koettua stressiä sekä heikentävät työtehoa ja työhön sitoutumista. Missä määrin ihmiset tukevat tai vastustavat muutosta ratkaiseekin onnistumisen. Kun henkilöstö pääsee vaikuttamaan omaa työtä koskevien valintojen tekemiseen ymmärrys, tietämys ja työmotivaatio kasvavat. Samalla yhteistyössä kehittyy henkilöstön kyky ottaa huomioon organisaation tarpeet laajemmasta näkökulmasta.
Aito kiinnostus henkilöstön mielipiteistä, saa aikaan kokemuksen samassa veneessä olemisesta ja kuulluksi tulemisesta. Lisäksi se nostaa kilpailukykyä. Great Place To Work -yrityksen tekemän tutkimuksen mukaan innovoimaan osallistavat ja kannustavat yritykset voivat odottaa tulevaisuudessa yli 5 kertaista liikevaihdon kasvua verrattuna vähemmän osallistaviin yrityksiin. Yhdessä toteutettu muutos onnistuu varmemmin, kun osalliset ovat sitoutuneita muutokseen ja valmiina kohtaamaan muutoksen käytännön toteuttamisen vaatimat paineet.
Muutosjohtajan tärkein tehtävä onkin auttaa ihmisiä ymmärtämään, miksi muutosaloite on olemassa ja miksi organisaatio lähestyy sitä tietyllä tavalla. Sillä tavalla mahdollistetaan aito sitoutuminen muutokseen.
Viestintä ja tunteet – tarve tulla kuulluksi
Tieteellinen tutkimus on selvittänyt useissa tutkimuksissa organisaatioiden tarpeita ja onnistumisen osatekijöitä. Keskeisiä löydöksiä ovat viestinnän merkitys, tunteiden vaikutus käyttäytymiseen sekä tarve tulla kuulluksi.
Jatkuvaluonteinen, ennakoiva ja ajantasainen viestiminen onkin avainasemassa. Tieto siitä, että tuleva muutos tavoitteineen on järkevästi suunniteltu, aikataulutettu ja resursoitu, lisää varmuuden tunnetta sen onnistumisesta. Ylipäätään kaikenlainen viestiminen lisää hallinnan tunnetta, joka taas luo organisaatioon turvallisuuden tunnetta. Vastaavasti epätietoisuus ja epävarmuuden tunne nakertavat helposti uskoa hankkeiden onnistumiseen.
Meillä saattaa olla mielessä ajatus, että tunteet eivät kuulu työpaikalle. Riittää, kun olemme kliinisen asiallisia ja hoidamme työt ilman sen kummempia tunteiden ilmaisemista. Tämä ei kuitenkaan ole käytännössä mahdollista. Erilaiset tunteet vaikuttavat monin tavoin myös työssä. Erityisesti hankalat tunteet kuten arvostuksen puute, epäluottamus ja pelko laskevat työmotivaatiota ja sitoutumista. Toisaalta taas positiiviset tunteet, kuten innostus, toiveikkuus ja hallinnan tunne nostavat työtehoja selkeästi.
Kuulluksi tulemisen tunne lisää arvostuksen tunnetta. Ihmisille on merkityksellistä olla muutoksen toteuttamisessa mukana tavalla tai toisella. Parhaassa tapauksessa henkilöstö otetaan mukaan mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, esimerkiksi jo yhtiön strategian suunnitteluvaiheessa.
Digileaperin Twin -palvelun avulla voidaan positiiviset muutosvoimat aktivoida koko organisaation käyttöön
Digileaperin tilannekuvakartoitus antaa henkilöstölle mahdollisuuden vaikuttaa muutosprojektin läpivientiin ja sisältöön. Prosessien toimivuus, niihin kohdistuvat tarpeet ja vaatimukset käydään läpi yhdessä projektin edetessä. Piilossa olevat ongelmat saadaan nostettua esille ja ne voidaan käsitellä sekä ratkaista asiakeskeisesti koko projektiryhmän kesken.
Kartoituksen tuloksena jäsentyy tarvittavan muutoksen kokonaiskuva: ihmisten, prosessien ja tietojärjestelmien yhteistoimivuus. Seuraavat muutosprojektin kehitysaskeleet voidaan suunnitella ajantasaisen tiedon pohjalta. Tulevaan muutokseen sitoudutaan paremmin, kun on olemassa ymmärrys, miksi muutos on tehtävä ja mihin faktoihin sekä tavoitteisiin tehdyt päätökset pohjautuvat.
Tuleva muutosprojekti muuttuu innostavaksi kehitysprojektiksi, jonka valmiiksi saaminen ja sen tuloksista nauttiminen on kaikkien yhteinen tavoite. Kaikissa meissä asuu sisällä kehittäjä, joka haluaa parantaa asioita ja tehdä työstä virtaavampaa!
Ole yhteydessä, niin kerromme lisää, miten tehdään innostavia muutosprojekteja ja digiloikkia. Tapaat meidät myös Digital Oulu –tapahtumassa 5.5.2022, tervetuloa Digileaperin osastolle keskustelemaan lisää!